En pleno siglo XXI existen todavía empresas y negocios en el mundo que llevan sus cuentas y facturas en cuadernos o tablas de Excel u hojas de contabilidad que son diligenciadas manualmente, sin tener en cuenta las facilidades y avances tecnológicos que existen actualmente en el mundo, por lo que uno de los desarrollos de los últimos años ha sido la implementación de nómina electrónica, que, sin duda, optimiza y agiliza los procesos dentro de las empresas.

Desde hace varios años la tecnología ha tomado su parte dentro de las organizaciones y cumple un papel fundamental a la hora de realizar los procesos que anteriormente tomaban tiempo en llevarse a cabo. Así, surgió la implementación de nómina electrónica, que permite a las empresas y negocios contar con un documento digital en el cual formalice la base de datos de los trabajadores que tiene a disposición.

La digitalización y sus procesos están cumpliendo con puntos destacados dentro del mundo empresarial, ofreciendo soluciones mucho más prácticas para que las compañías comiencen a disfrutar de los beneficios y facilidades que brindan los procesos tecnológicos, en este caso, la implementación de nómina electrónica.

En términos generales, la nómina electrónica se trata de un documento digital que reemplazará a la tradicional nómina de empleados que llevaban las empresas anteriormente en sus archivos, convirtiéndose en un comprobante que les brinda a las compañías la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos ante las entidades reguladoras competentes, como la DIAN en caso de Colombia.

Un desafío de implementación

No obstante, al tratarse de una solución tecnológica relativamente nueva en el país, el proceso de implementación y pedagogía alrededor de la nómina electrónica se ha convertido en un desafío para empresarios y emprendedores, ya que la seguridad y protección de los datos de cada empleado debe salvaguardarse de la mejor manera.

Dado esto, las empresas han tenido que delegar sus procesos a encargados de tecnologías que faciliten las acciones de este tipo, que anteriormente eran llevadas a cabo de forma manual, pues, además, con la implementación de nómina electrónica se tiene que fortalecer la desmaterialización de documentos y la potencialización de la digitalización dentro de las empresas.

Sin embargo, el proceso de la nómina electrónica se vio ralentizado debido a la llegada de la pandemia del COVID-19 al país, por lo que frenó por un tiempo la adopción tecnológica en las empresas y volvió a retomarse hasta meses después, aunque ha sido un trabajo en el que se ha avanzado poco a poco.

Así, la implementación de nómina electrónica se convierte en un desafío, ya que la incursión de las nuevas soluciones tecnológicas es muy importante dentro del país debido a que aportan a la productividad de los negocios y generan avances en la medida de brindar reportes, control y fiscalización, permitiendo un crecimiento mayor de la economía.

Con el fin de optimizar los procesos y que la transformación no genere cambios drásticos, existen algunos consejos que se pueden tener en cuenta para ir adaptando el proceso de implementación de nómina electrónica:

Estandariza información

Deberás identificar y establecer, bajo un mismo estándar, cada concepto de devengados y deducciones que solicite la DIAN.

Reúne valores acumulados

Si en tu empresa el pago de nómina es semanal, catorcenal o quincenal, debes ir reuniendo en un formato el valor acumulado para generar la nómina electrónica sin contratiempos.

Ventajas de la implementación de nómina electrónica

Por otra parte, al ser una solución tecnológica que llegará a impactar positivamente los procesos dentro de tu compañía, la implementación de nómina electrónica es mucho más fácil con un software de nómina electrónica, que proporcionará también una serie de ventajas, optimizando los procesos dentro de la empresa, llevando de la mano una mejoría en las acciones y elevando su competitividad en el entorno laboral al trabajar de la mano con la digitalización.

Una de las ventajas de la implementación de nómina electrónica en Colombia es el acceso a información relevante para datos y estadísticas de la contabilidad de las empresas. Además, con la emisión de la nómina electrónica, se tendrá más facilidad de consultar información en cualquier momento, con un menor riesgo de pérdida o fuga de la información.

Otra de las ventajas puntuales es que la nómina electrónica no ocupa espacio. Al ser un documento totalmente digitalizado, evitarás que se deba disponer de algún espacio físico para su almacenamiento en grandes archivos. Además, tu empresa contribuirá con el cuidado del medio ambiente al disminuir el uso de papeles para nóminas.

Además, teniendo una solución tecnológica con base en un software de nómina electrónica podrás emitir la documentación necesaria entre los tiempos estipulados con el fin de evitar sanciones o multas que serán graves a futuro. Asimismo, podrás cumplir con esta implementación de nómina electrónica con mayores facilidades para la emisión y ahorrarás tiempo en procesos manuales que se llevaban a cabo anteriormente.

Recursos que ofrece Heinsohn

De esta manera, la implementación de nómina electrónica de la mano de un software integrará diferentes módulos ante la DIAN con el fin de unificar procedimientos de generación y reporte con base a nóminas y facturaciones, pues luego de liquidarse la nómina se generará un documento que servirá como soporte de pago de nómina electrónica.

Por esto, la generación de dicho documento tras la implementación de nómina electrónica se agiliza mediante un software de nómina electrónica que cumpla con las condiciones técnicas que son requeridas, y en Heinsohn contamos con el personal idóneo para brindarte las mejores soluciones tecnológicas en tu empresa. 

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