¿Cómo gestionar el pago de incapacidades laborales?

Son muchos los factores que pueden hacer que un colaborador se incapacite: desde enfermedades comunes hasta accidentes laborales. Aunque algunos se pueden prevenir, otros simplemente pasan de forma inesperada. Lo cierto es que tu colaborador tiene derecho al pago de incapacidades laborales, es decir, recibir una compensación económica por el tiempo que no pueda trabajar, la cual, inicialmente, debe cubrir la empresa desde el área de Recursos Humanos.

¿Quién debe hacer el pago de incapacidades laborales?

Antes de entrar en detalle, cabe resaltar que las incapacidades laborales son afectaciones que impiden que un colaborador realice sus funciones. Su estado debe ser certificado por personal médico y su EPS para que tenga validez.

En principio, es la empresa contratante quien debe cubrir el auxilio económico correspondiente al salario que el colaborador deje de recibir por no poder ejecutar sus tareas, es decir, cubrir el pago de incapacidades laborales. Si el origen es una enfermedad común, la remuneración será equivalente a 2/3 del valor de su sueldo (Artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo), pero si la incapacidad obedece a un accidente o enfermedad laboral, entonces se le debe pagar el 100 % de su salario (ley 776 del 2002).

Ahora bien, la empresa hace el pago al colaborador directamente en su nómina, pues desde RR. HH. se debe llevar un control de las novedades, lo que incluye tramitar pago de incapacidad. Luego de ello, se debe solicitar el reembolso de ese dinero a la EPS o a la ARL, según sea el caso, ya que estas no pagan el salario al colaborador, sino que obran en la modalidad de reembolso a las compañías.

Si la incapacidad es temporal, además de recibir su auxilio económico, la persona afectada no pierde su trabajo mientras se recupera, pero si es una incapacidad permanente, tiene derecho a recibir un pago mensual por concepto de pensión o indemnización. En el último caso, será el fondo de pensiones quien pague directamente al perjudicado, ya que no podrá volver a ejercer sus funciones por su limitación definitiva.

Vale la pena mencionar que en el proceso de gestión de incapacidades ante la EPS o ARL las empresas pierden hasta el 10 % de sus ingresos por no hacer el trámite adecuadamente y en los tiempos establecidos. Algunas hacen las solicitudes de reembolso mensualmente, en conjunto con todas las incapacidades laborales de sus colaboradores y después de hacer los aportes a seguridad social. Es esencial ser organizado para cumplirle al colaborador y ajustar cuentas con la EPS. 

Ventajas de un aliado para la gestión de incapacidades laborales

No es una novedad decir que la tecnología nos facilita la vida. De hecho, las empresas se benefician de las soluciones tecnológicas para optimizar sus procesos y aumentar su productividad. Una de las contribuciones de la ingeniería al área de Recursos Humanos es el manejo digital de la gestión humana.

En Heinsohn somos líderes en proveer y desarrollar softwares empresariales. Te ofrecemos una solución de software para que al interior de la empresa se maneje el proceso de forma adecuada y ordenada si quieres que sea alguien de tu compañía quien se encargue de ello.

Otra de nuestras soluciones es la gestión de recobro de incapacidades laborales, una herramienta virtual con la que puedes tercerizar el proceso y recuperar lo que pagaste a tus colaboradores por incapacidades y licencias. En este caso, nosotros nos encargamos de gestionar el pago de incapacidades laborales ante las entidades de EPS y ARL.

Además de la seguridad de que tu dinero regresará, podrás monitorear nuestra gestión en tiempo real y contar con estos beneficios para tener un control y seguimiento de las enfermedades y motivos que afectan a tus colaboradores:

• Mayor efectividad.

• Obtener reconocimiento económico por cada entidad.

• Reporte trimestral de cartera.

• Cartera causada y recuperada.

• Estados de la cartera.

• Tiempo de incapacidad.

• Diagnósticos comunes

• Reportes trimestrales de reconocimientos.

Contáctanos por nuestros canales de atención y obtén una asesoría virtual para contarte mejor cómo impactarán nuestros servicios en las finanzas de tu empresa.