La llegada de la tecnología a los procesos de nuestro diario vivir se ha vuelto la nueva realidad, y es que no solo para los aspectos de índole personal, la tecnología ha llegado a cambiar rutinas, sino también en el entorno empresarial se ha tenido que transformar algo. La nueva forma de llevar los aspectos administrativos de los empleados ahora será a través de la nómina electrónica Colombia, una herramienta virtual que mejorará el seguimiento interno de los colaboradores y facilitará otros procesos.
Estos nuevos recursos que van de la mano con normativas estatales, son de gran importancia, pues ayudan a medir y a verificar el correcto uso y administración de servicios internos de las empresas y que representan un apoyo a la agilidad de los procesos y a la efectividad de los mismos, en relación a las matrices o formatos físicos y comunes que se usaban antes con tanta regularidad.
La implementación de la nómina electrónica en Colombia implica tener un libro abierto hacia las entidades reguladoras para que ellas puedan ejercer un control de lo que pasa a nivel de contratación de empleados y demás servicios, en cada compañía. Esta nómina electrónica es, además, un mecanismo de transparencia que obliga a los empleadores y empleados, a dar a conocer ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), todo lo que está pasando desde recursos humanos.
Antes de la nueva normativa para la implementación de la nómina electrónica en Colombia la mayoría de las empresas debían manejar la deducción de impuestos y declaraciones adicionales, de forma manual. Este proceso, en ocasiones podría llegar a tener errores o fallas en el análisis de las declaraciones por lo que, la facilidad y la entrada de la digitalización de los procesos, evita, en la mayoría de casos, problemas fiscales con la DIAN y, además, da seguridad del resguardo de la información en softwares en la nube.
¿Qué es?
Pero, antes de seguir hablando sobre el tema en general, debemos definir muy bien, qué es el concepto de nómina electrónica y cómo funciona en Colombia.
La nómina electrónica en Colombia es un archivo digital que contiene la información tradicional de la nómina de los empleados de una empresa, con el diferencial de que esta, se presenta de forma 100% digital y puede ser enviada o compartida en archivos de formato PDF u otros.
Para el seguimiento debido, que nombramos anteriormente, con entidades como la DIAN, la nómina electrónica en Colombia es el comprobante de las empresas sobre los pagos, soporte de costos y deducciones de cada empleado a de la misma compañía. Todo con la facilidad de ser presentado a través de un archivo –XML.
Estos son algunos de los requisitos que la DIAN exige, como parte de las nóminas electrónicas y que son clave para el cumplimiento de la normativa en Colombia.
- El documento debe llamarse “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- Debe incluir el nombre y apellido o la razón social del dueño de la empresa (empleador) y su identificación.
- Deben estar los nombres, apellidos y datos de identificación del empleado.
- Debe estar el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Debe tener un número de control interno implementado por la empresa o el empleador.
- Incluir el salario devengado por el empleado y los conceptos de rigor correspondientes.
- El valor total pagado al empleado.
Como la implementación de la nómina electrónica en Colombia se dio como requisito a partir de este 1 de agosto de 2021, te damos algunos consejos para que empieces a gestionar y administrar el cambio a la nómina electrónica sin ningún contratiempo.
- Estandariza la información a través de la normativa de la DIAN. Coloca en un mismo estándar e identifica cada concepto de deducción o devengados que tenga la empresa.
- Une los valores acumulados de tus nóminas con el fin de que al final puedas generar un recibo de nómina electrónica sin contratiempos. Ten en cuenta que el documento soporte de Nómina Electrónica se genera ante la DIAN una vez por mes y necesitas tener este “valor acumulado” para su presentación.
- Busca un aliado experto en tecnologías de software de nómina electrónica en Colombia que te ayude a la implementación, capacitación e inducción del uso del servicio para que facilites los procesos con entidades estatales. Heinsohn Human Global Solutions, es una empresa de más de 40 años de experiencia en el desarrollo de tecnología de software que ofrece para tu empresa, un excelente software de nómina, seguro y eficaz.
¿Quiénes deben implementar la nómina electrónica Colombia?
Según los datos arrojados por la DIAN, éstas son las empresas y/o personas naturales que deben incluir este servicio a partir de las fechas mencionadas a continuación:
- Empresas con entre 1 y 10 empleados: Fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
- Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: Fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
- Empresas con entre 101 y 250 empleados: Fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
- Empresas con más de 250 empleados: Fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
¿Los beneficios de la nómina eletrónica Colombia para las empresas?
Con la llegada de estas facilidades electrónicas y digitales, que además de ser un requisito empresarial importante, también se pueden encontrar otras ventajas y beneficios de su implementación en el mundo laboral. Lo primero es que no ocupa tanto espacio como un documento en físico, pues al tratarse de una plataforma digital, se dispone de un espacio imaginario que no ocupa gabinetes, cajones ni nada por el estilo. En segundo lugar, son archivos que se pueden consultar en cualquier momento, y es que, gracias a estos nuevos modelos de nómina puedes tener la información a la mano en cualquier parte.
Con la llegada de estas facilidades electrónicas y digitales, que además de ser un requisito empresarial importante, también se pueden encontrar otras ventajas y beneficios de su implementación en el mundo laboral. Lo primero es que no ocupa tanto espacio como un documento en físico, pues al tratarse de una plataforma digital, se dispone de un espacio imaginario que no ocupa gabinetes, cajones ni nada por el estilo. En segundo lugar, son archivos que se pueden consultar en cualquier momento, y es que, gracias a estos nuevos modelos de nómina puedes tener la información a la mano en cualquier parte.
Por otro lado, las posibilidades de pérdida de cualquier documento importante son reducidas en un alto porcentaje, pues el programa además de guardar la información, la ordena y administra de forma segura en un almacenamiento en la nube.
Finalmente, esta nómina electrónica en Colombia puede brindar datos y estadísticas necesarias, análisis de datos y más, con el fin de recoger un conglomerado de información que es vital para procesos específicos de la empresa.
En búsqueda de una solución
La nómina electrónica Colombia llegó para quedarse, y buscar un aliado que ofrezca las soluciones en tecnología que tu empresa necesita no es un tema menor. Heinsohn Human Global Solutions es una compañía especializada en el desarrollo de software y experta en la implementación de nóminas electrónicas en Colombia y es la asesoría más adecuada si estás buscando cambiar tu modelo de nómina este 2021.