En las empresas es de gran importancia llevar un seguimiento detenido de todo lo que pasa administrativamente con nuestros colaboradores y empleados. Verificar que las condiciones laborales sean las óptimas es una de las responsabilidades que como compañías existe cuando se contrata personal, por lo que, tener ese seguimiento, además de ser un requisito, es la forma de mantener la buena disposición de nuestros empleados y asegurar su bienestar dentro de la empresa. Una de esas formas de demostrar este interés, es asegurando los procesos de nómina, corroborando que sean a tiempo, organizados y en general, correctos, por lo que recurrir a un outsourcing de nómina, podría llegar a ser la solución para optimizar todo.
La administración de nómina es uno de los procesos más delicados y que lleva más detalle dentro de las empresas, y en casos específicos, pueden hallarse errores de cálculo, de orden o de liquidación que sin duda afectan tanto a los trabajadores como a la empresa en cuanto a su administración de recursos.
Es por ello, que hacemos énfasis, en la importancia de hacer un seguimiento con detalle de todo lo que comprende la administración de nómina y si es necesario, contar con un outsourcing de nómina o tercerización de nómina que facilita aún más los procesos administrativos en torno a este delicado proceso.
Si bien en la actualidad los pagos de nómina y la administración de la misma, se han tenido que venir transformando por la llegada de la tecnología, hay muchas empresas que todavía manejan documentación física que pone en riesgo, un poco, la seguridad de los datos. Es por ello, que se han tomado medidas de prevención y de seguimiento estatal que obligan a las empresas a controlar su nómina por medios electrónicos, medida que se tomó y aprobó hasta este año 2021.
Aun así, con la revolución digital en marcha y en constante movimiento, se tienen vacíos alrededor del uso de las herramientas que llegan a facilitar procesos a nivel empresarial, pues, como lo mencionamos antes, muchas empresas siguen usando medios tradicionales de archivo de información que son difíciles de cambiar, pero que representan un impacto positivo para la empresa en general.
Problemas comunes en la administración de una nómina electrónica
Aprender a cambiar las rutinas a las que estamos acostumbrados es común que sea difícil al principio, y no es algo negativo solicitar ayuda cuando es necesario, pues es a partir de los expertos que se reúnen esas dudas para conocer cómo funciona lo que necesitamos.
Con el fin de que alrededor de la nueva normativa sobre la nómina electrónica no sea un obstáculo para las empresas y no represente pérdidas o problemas estatales es por lo que existen los outsourcing de nómina.
Estos son algunos de los errores que se pueden cometer en medio de la liquidación de la nómina de forma tradicional, y que se deben tener muy en cuenta para evitar tenerlos en tu empresa:
- Omisión e inexactitud en los pagos a Seguridad Social y parafiscales.
- Error en los cálculos de los días laborados.
- Error en los cálculos de los ingresos que son la base de cotización para el pago de Seguridad Social, pensión y parafiscales.
- Error en los cálculos de pagos de novedades, horas extras, recargos, vacaciones, licencias, etc.
- Errores en las liquidaciones de empleados que salen de las compañías.
Como se puede ver, si bien son errores humanos que en cualquier empresa se puede cometer, de forma fácil, rápida y segura, se pueden evitar con la implementación de una nómina electrónica.
Que a pesar de que es una herramienta que llega a facilitar la administración de las nóminas, también tiene sus riesgos y de los cuales hay que cuidarse a través de asesoramientos expertos que impidan la aparición de problemas adicionales.
Algunos de los errores que se pueden cometer durante la aplicación de la administración de nómina a través de las herramientas digitales, son:
- Duplicación de nóminas: Es común que al principio los procesos se desconozcan y se trabajen de forma lenta, por lo que se puede llegar a tener la duplicidad de las nóminas en algunos casos, que afectan el orden interno de la administración de estos documentos.
- Facturas emitidas fuera de tiempo: Se pueden pasar las fechas que legalmente están establecidas para hacer el correspondiente pago de la nómina, por lo que este pequeño error representa un malestar sobre el empleado.
- Pagar de más o menos a los empleados: Puede que dentro del primer intento de pago de nómina electrónica se comentan errores al momento de asignar el valor salarial para cada empleado, por lo que, es importante estar atento sobre cómo y qué se agrega a la información de nómina por cada empresa.
Características de una estión eficaz de un outsourcing de nómina
Para evitar cualquiera de estos errores comunes dentro de la implementación de un software de nómina electrónica, la existencia del outsourcing de nómina es la clave para aprender a controlar digitalmente la empresa y lo que corresponde a los empleados.
Para evitar cualquiera de estos errores comunes dentro de la implementación de un software de nómina electrónica, la existencia del outsourcing de nómina es la clave para aprender a controlar digitalmente la empresa y lo que corresponde a los empleados.
Con la tercerización de nómina a través de Heinsohn Human Global Solutions (HGS) se garantiza el seguimiento con un equipo de expertos que te ayudarán a facilitar y gestionar tus procesos con un excelente servicio y soporte continuo.
Además, la implementación de un software de nómina con Heinsohn, permite acceder a la liquidación periódica de la nómina, las prestaciones legales y seguridad social, el cálculo de consolidados y provisiones de prestaciones sociales, y permite acceder a una interfaz personalizada y adecuada a las necesidades del cliente.
A partir del seguimiento continuo que se hace con HGS la empresa recibe toda la información pertinente sobre la utilización de la plataforma y más.