Cuando desde tu empresa tomas la decisión de contratar personal a través de un contrato laboral surge un compromiso entre ambas partes involucradas. El trabajador prestará sus servicios y desde la organización lo remuneras por ello, en esto consiste la liquidación de nómina.

Sin embargo, estos procesos se han venido realizando de forma manual dentro de las empresas, y esto significa, en muchos de los casos, cometer errores en la tipificación y facturación de cobros realizados; y dentro de empresas dedicadas a sectores específicos como el comercio, donde se manejan cantidad de facturas por ventas, se pueden evitar fallas al momento de llevar un control de dineros.

Por tal razón, para evitar los errores que pueden ser fatales para empresas comerciales, induciendo a desfalcos o endeudamiento según sea el caso, la tecnología ha llegado para aportar optimizaciones dentro de los procesos de tu empresa.

En los procesos de liquidación de nómina se incluye el salario, las comisiones, las horas extra, los recargos, las prestaciones sociales, las vacaciones, y una serie de conceptos que son determinados por la ley y que deben estudiarse en profundidad antes de ejecutar la liquidación.

Pero para esto, aparecen los programas para nóminas electrónicas que, en definitiva, han llegado para dar un alivio en temas de facturación y procesos económicos; pues, además, manejan fórmulas y estarán adaptados para evitar al máximo los errores al momento de hacer la liquidación de nómina.

Si en tu empresa cuentas con un trabajador bajo prestación de servicios, pero necesitas que trabaje horas extra, esto debe sumarse al pago de las remuneraciones y el tiempo extra acumulado tendrá más valor si incluye horas nocturnas o días festivos; pero no tendrás que preocuparte por esto al momento de la liquidación, pues una solución tecnológica resuelve estos cálculos financieros.

Con uno de los programas para nóminas electrónicas se facilitarán tus procesos de liquidación de nómina, por lo que no tendrás que sufrir al momento de hacerlo, ya que optimizarán los procesos; y solo deberás tener en cuenta información que es relevante al momento de ejercer los pagos.

Los casos a considerar en la liquidación de nómina

Dentro de los programas para nóminas electrónicas deberás incluir y programar información necesaria para ejecutar la liquidación de nómina, es decir, los datos personales de los empleados, lo devengado por cada uno, las deducciones, los pagos y las apropiaciones del mes.

Existen algunos factores que deberás tener en cuenta para la liquidación de nómina y que, de la mano de uno de nuestros softwares, te serán muchos más fáciles los procesos. Antes de comenzar con todo el proceso, deberás tener información clave como los datos del empleado, su salario base mensual y los días laborados.

Posteriormente, de la mano de la tecnología que nos facilita un software, sabremos si el empleado tiene derecho a auxilio de transporte, si ha trabajado horas extra, si se debe tener en cuenta el recargo nocturno y si tiene ingresos no constitutivos de salario.

Una vez apuntados los factores anteriores, deberás tener en cuenta el salario devengado, que incluye la remuneración fija que recibe el empleado, el auxilio de transporte, las horas extra y recargos, comisiones y viáticos.

Asimismo, hay que tener en cuenta las vacaciones. Cuando el trabajador aplique, las vacaciones se calculan con base a los días trabajados, en donde el total de los 15 días equivale al 4,17%. Además, también está la seguridad social o prestaciones sociales, que son los aportes a salud, pensión y ARL asumidos por el empleado y el empleador.

También, con uno de los programas para nóminas electrónicas, podrás tener a consideración los aportes parafiscales, que son asumidos en su totalidad por el empleador, pero deben quedar en la liquidación de nómina como consignados; la prima de servicios y el auxilio de cesantías son valores que también estima un software al momento de hacer la liquidación de nómina.

Gracias a los avances de la tecnología, se podrán tener en cuenta dichos factores, pues la liquidación de nómina se hace con base a porcentajes estipulados por la ley y con base en los montos establecidos, como el salario en el contrato.

Sin embargo, también deberás tener presente algunos aspectos que son clave, como:

  • Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa
  • Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente
  • Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional
  • Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes a salud, Sena e ICBF
  • Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si es el caso
  • Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados, debe tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos
  • Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no
  • Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no salarial

Si bien los procesos pueden no parecer complejos, hay detalles que se deben cuidar dentro de la empresa para evitar los fallos y descuadres financieros posteriormente. Por tal razón, al momento de hacer tu liquidación de nómina, es recomendable usar programas para nómina electrónica con el fin de automatizar los procesos y evitar errores por concepto de cálculos manuales.

Tu aliado en la liquidación de nómina

Como ves, la liquidación de nómina es un arduo proceso que, realizado manualmente, puede incurrir en errores que podrán ser fatales en términos económicos. Pero para ello, han llegado las soluciones digitales para optimizar los procesos.En Heinsohn contamos con programas para nóminas electrónicas que podrás implementar y así evitarte dolores de cabeza en la liquidación de nómina. Ingresa a nuestra página web y conoce más sobre esta solución que se convertirá en aliada para el desarrollo de tu empresa.