Toda empresa u organización funciona por procesos de negocios. Por eso se dice que la gestión por procesos es la más idónea y eficiente forma de gestionar una empresa u organización.A diferencia de la gestión tradicional, donde la empresa se estructura en departamentos y funciones, la gestión por procesos dibuja la organización bajo otra perspectiva. Por un lado, diseña la estructura empresarial en torno a sistemas y procesos de negocios; y por el otro, traza el flujo de trabajo bajo aspectos como tareas, conocimientos, roles y responsabilidades (iEdunote, s.f.).En resumen, la gestión por procesos es una metodología que basa su estructura de gestión en modelar, analizar y optimizar los procesos de negocios de la empresa y alinearlos con sus objetivos. Si bien no se considera una tecnología en sí misma, este tipo de gestión es la disciplina apropiada para adoptar tecnologías de automatización en la empresa (iEdunote, s.f.).Adicionalmente, es la mejor forma de tener un control sobre el cumplimento de las metas para poder tomar decisiones estratégicas a corto y largo plazo.Estos son los síntomas que obligan a pensar en una gestión por procesos:

  • Clientes insatisfechos.
  • Demoras y retrasos en algunos procesos.
  • Los procesos no se miden ni controlan
  • Demasiadas revisiones y aprobaciones.
  • Frustraciones de los empleados.
  • Indicadores bajos de productividad, eficiencia y rentabilidad.

¿Tu empresa presenta estos síntomas? Veamos qué cosas mejoran al implementar este sistema enfocado en los procesos. La transformación digital que abraza actualmente toda actividad humana entraña cambios profundos en la empresa. Lo digital obliga a repensar la gestión empresarial e implementar enfoques en esa vía. Ante ese escenario, la gestión por procesos facilita la adopción de tecnología en aquellos procesos que lo ameriten de forma coherente y eficiente. Adicionalmente, para tu empresa ofrece beneficios como (Madison, s.f.):

  • Cultura empresarial. Con un enfoque por procesos la organización evoluciona hacia una cultura de compromiso y excelencia.
  • Responsabilidad. La gestión por procesos asigna de forma muy clara la responsabilidad de cada quien, mejorando la ejecución de los procesos. 
  • Control y mejora. Al gestionarse por procesos, los controles se hacen más eficientes, y esto se debe a que están presentes en todo el flujo de trabajo de la empresa.

La aplicación se sentirá desde la planificación y el liderazgo, hasta en  la toma de decisiones y el control del cumplimiento. Veamos algunos consejos: Por lo general, un proyecto tiene un inicio y un final preestablecidos. Pero la gestión por procesos se trata más de un viaje hacia la optimización de procesos. No es un proyecto con fecha de caducidad.Esta es la piedra fundamental de toda la construcción del sistema por procesos. Para implementarlo, debes responder estas preguntas:

  • ¿Qué objetivo quieres alcanzar?
  • ¿Qué problema(s) vas a resolver?
  • ¿Cómo se auditarán y medirán los resultados?
  • ¿Cómo enfrentarás la resistencia interna?
  • ¿Cuáles herramientas deberá aprender a usar el recurso humano?
  • ¿Cómo se usará el sistema? 
  • ¿Cómo estructurarás e informarás las implicaciones de implementar la gestión?

¿El sistema apoyará a una parte o a toda tu organización? Recuerda que la gestión por procesos es un sistema con el potencial para respaldar a toda la organización. En este sentido: 

  • Promueve el trabajo constante.
  • Apoya la mejora continua.
  • Promueve una estrategia de calidad eficaz.
  • Permite acreditaciones de calidad sin interrumpir el negocio.
  1. Concientización a las directivas y los propietarios sobre la aplicación de la gestión por procesos.
  2. Comunicación, comunicación, comunicación. Que todos en la organización comprenda el uso y los beneficios.
  3. Los procesos básicos como finanzas, fabricación, recursos humanos, cadena de suministro, sistema de inventarios, servicios, adquisiciones, entre otros, se organizarán alineados al objetivo principal.
  4. Será necesario aplicar control sobre todo el flujo de trabajo.
  5. Es indispensable generar estrategias de pedagogía para educar al recurso humano sobre este método.

Como mencionamos, la gestión por procesos implica la incorporación de tecnología. Esto cambia la arquitectura de toda la TI de la empresa: en un plano se manejan las herramientas directamente utilizadas por la gestión (producción); y en otro, los programas de facturación, cobro y ventas (financiera). A modo de conclusión, veamos las herramientas tecnológicas más utilizadas para este tipo de gestión.ERP es una de las herramientas más poderosas para mejorar la gestión de la empresa. Como su nombre lo indica, ayuda a planificar y manejar el correcto y coherente uso de los recursos de la empresa. Además, optimiza la ejecución de los procesos.Las herramientas de modelado permiten a los analistas diagramar los procesos y detallar la documentación sobre sus operaciones, volúmenes, riesgos, oportunidades, cuellos de botella, reglas comerciales… En fin, todos los asociados con cada labor.Una Business Process Management Suite es un entorno tecnológico que permite modelar, probar, ejecutar y gestionar los procesos de negocio. Genera todas las aplicaciones necesarias para ejecutar un proceso de negocios y permite cambios rápidos, con control total sobre los procesos. El objetivo de BAM es proporcionar una visión integral del funcionamiento del proceso empresarial. Permite la toma de decisiones y tomar medidas correctivas cuando surgen problemas para optimizar el rendimiento empresarial.

Como pudiste ver, el sistema de gestión por procesos permite optimizar el control sobre el desempeño de la empresa para alcanzar los objetivos y las metas. Su implementación implica el uso de nuevas tecnologías que hagan más fácil la transición entre un proceso tradicional y uno enfocado en los procesos. Referencias bibliográficas:

Oliveira, W. (2015) BPM technology: 4 tools to improve the management of your business.

https://www.heflo.com/blog/bpm/bpm-technology/ 

iEdunote. (s.f.). 4 Functions of Management Process: Planning, Organizing, Leading, Controlling.

https://www.iedunote.com/function-of-management-process 

 

Madison, D. (s.f). The Value of Improving and Managing Processes.

https://www.bpminstitute.org/resources/articles/value-improving-and-managing-processes

 

Taylor, J. (2020). Business metrics vs KPIs. What’s the difference?

https://www.klipfolio.com/blog/business-metrics-vs-kpis